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Daticon è un'azienda ticinese che aiuta la vostra organizzazione a conformarsi agli standard svizzeri di protezione dei dati personali
Il nostro team di esperti garantisce conformità alla legislazione svizzera ed europea, implementando soluzioni IT affidabili per evitare sanzioni e concentrarvi sul business
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Conformarsi alle leggi sulla protezione dei dati personali è un obbligo che è pericoloso ignorare
Le sanzioni possono raggiungere i 250.000 CHF e molte aziende in Svizzera si sono già trovate ad affrontare indagini e sanzioni da parte del Commissario federale per la protezione dei dati e della trasparenza (FDPIC) per il mancato rispetto di questi requisiti
Le sanzioni possono raggiungere i 250.000 CHF e molte aziende in Svizzera si sono già trovate ad affrontare indagini e sanzioni da parte del Commissario federale per la protezione dei dati e della trasparenza (FDPIC) per il mancato rispetto di questi requisiti
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IN SVIZZERA È IN VIGORE LA NUOVA LEGGE FEDERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI (FADP), ATTIVA DA SETTEMBRE 2023
I componenti chiave della nuova Legge federale sulla protezione dei dati (FADP) includono:
Ora ci sono regole rigide che aiutano le aziende a gestire correttamente e in modo onesto le informazioni personali delle persone. Questo significa che un'azienda deve spiegare quali dati raccoglie, perché ne ha bisogno e come li utilizzerà. In questo modo, le persone possono essere sicure che i loro dati sono al sicuro
01
Regole rafforzate per il trattamento sicuro dei dati personali di clienti e dipendenti da parte delle aziende
Ora le aziende devono chiaramente chiedere e registrare il permesso delle persone per utilizzare le loro informazioni personali. Questo significa che, prima di usare i dati, le aziende devono spiegare perché ne hanno bisogno e ottenere il consenso della persona
02
Norme chiare e più severe per raccogliere il consenso delle persone al trattamento dei loro dati personali
Ora le persone hanno più diritti sui propri dati personali. Possono sapere quali dati un'azienda raccoglie su di loro, chiedere di correggerli o eliminarli se c'è qualcosa di sbagliato, o persino riaverli indietro
03
Più diritti per le persone di controllare come le aziende utilizzano i loro dati personali
L'ammontare della multa prevista dalla legge può raggiungere fino a 250.000 CHF
Questa sanzione può essere applicata solo a persone fisiche, dipendenti di specifiche aziende
Questa sanzione può essere applicata solo a persone fisiche, dipendenti di specifiche aziende
04
Sanzioni enormi per alcune violazioni dei requisiti di legge
La legge mira a garantire la responsabilità personale di coloro che gestiscono e trattano i dati personali, sottolineando l'importanza di rispettare le norme di sicurezza e trasparenza nel processo di trattamento dei dati. La decisione di imporre una multa viene presa dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (FDPIC), e chi subisce la sanzione ha il diritto di presentare ricorso in tribunale
Diritto all'informazione
Le persone hanno il diritto di sapere come vengono raccolti e utilizzati i loro dati personali.
Le aziende sono obbligate a spiegarlo in modo chiaro e comprensibile.
Le aziende sono obbligate a spiegarlo in modo chiaro e comprensibile.
01
Diritto di accesso
La persona ha il diritto di richiedere informazioni su quali dati vengono raccolti su di lei e come vengono utilizzati.
L'azienda è obbligata a rispondere a questa richiesta in modo dettagliato e tempestivo.
L'azienda è obbligata a rispondere a questa richiesta in modo dettagliato e tempestivo.
02
Diritto di rettifica
Le persone hanno il diritto di richiedere la cancellazione dei loro dati personali, se non sono più necessari.
L'azienda deve fornire la prova che i dati sono stati cancellati
L'azienda deve fornire la prova che i dati sono stati cancellati
03
Diritto alla conservazione
La persona ha il diritto alla protezione dei propri dati personali e può richiedere che l'azienda li conservi in modo sicuro.
L'azienda deve adottare misure per proteggere i dati, garantendone la conservazione e la sicurezza.
L'azienda deve adottare misure per proteggere i dati, garantendone la conservazione e la sicurezza.
04
Diritti delle persone sui propri dati personali
Come evitare sanzioni e rispettare i requisiti di legge?
Il primo passo
Il secondo passo
01
1. Controllo dei processi aziendali
Capire come nella vostra azienda vengono gestiti i dati personali: quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati, dove vengono conservati e a chi vengono trasmessi.
Comprendere in quali sistemi IT e servizi esterni vengono trattati i dati personali dei vostri clienti e dipendenti.
Determinare come e dove vengono inviati i dati, soprattutto se vengono trasferiti in altri paesi, e sapere quali paesi sono coinvolti in questo processo. In base ai risultati, create una mappa del ciclo di vita dei dati personali nella vostra organizzazione
Comprendere in quali sistemi IT e servizi esterni vengono trattati i dati personali dei vostri clienti e dipendenti.
Determinare come e dove vengono inviati i dati, soprattutto se vengono trasferiti in altri paesi, e sapere quali paesi sono coinvolti in questo processo. In base ai risultati, create una mappa del ciclo di vita dei dati personali nella vostra organizzazione
Il terzo passo
02
2. Avvio del Registro delle attività di trattamento dei dati (ROPA)
Compilate il registro delle attività di trattamento dei dati (Record of Processing Activities, ROPA), in cui vengono descritti quali dati personali vengono raccolti, perché sono necessari all'azienda, su quale base legale l'azienda li utilizza, dove vengono conservati e trattati (ad esempio, altre aziende o servizi) e quali misure di sicurezza sono adottate.
Questo registro deve essere aggiornato regolarmente e conservato in modo da poter essere mostrato per le verifiche interne dell'azienda e per i controlli da parte delle autorità di regolamentazione.
Questo registro deve essere aggiornato regolarmente e conservato in modo da poter essere mostrato per le verifiche interne dell'azienda e per i controlli da parte delle autorità di regolamentazione.
03
Rafforzamento delle misure di sicurezza per la conservazione dei dati personali
Per proteggere i dati personali di clienti e dipendenti nella vostra organizzazione è importante utilizzare tecnologie IT speciali: crittografia dei dati, gestione degli accessi alle informazioni personali, backup regolari e verifica dei piani di ripristino dei dati.
È inoltre necessario disporre di un piano di risposta in caso di fuga o furto di dati personali. Questo piano deve basarsi su una valutazione dei rischi, che aiuta a identificare i punti deboli nei sistemi IT e a sviluppare una strategia per eliminarli.
È inoltre necessario disporre di un piano di risposta in caso di fuga o furto di dati personali. Questo piano deve basarsi su una valutazione dei rischi, che aiuta a identificare i punti deboli nei sistemi IT e a sviluppare una strategia per eliminarli.
Il quarto passo
Il quinto passo
04
4. Nomina del Responsabile della Protezione dei Dati
(Data Protection Officer, DPO)
(Data Protection Officer, DPO)
La nomina di un DPO, che sia un dipendente interno o un consulente esterno, aiuta a garantire la conformità alla FADP e a gestire efficacemente il trattamento dei dati personali. Questo aumenta le possibilità di superare con successo le verifiche e rafforza la fiducia dei clienti e dei dipendenti verso l'azienda.
Il sesto passo
05
5. Protezione reale dei diritti dei clienti e dei dipendenti sulla gestione dei propri dati personali
Per garantire i diritti dei clienti e dei dipendenti, previsti dalla FADP, come il diritto alla cancellazione e alla limitazione del trattamento dei loro dati personali, è necessario implementare un sistema IT dedicato.
Questo sistema automatizza la gestione delle richieste di modifica o cancellazione dei dati personali e consente di fornire prove dell'esecuzione di tali azioni a tutte le parti interessate.
Questo sistema automatizza la gestione delle richieste di modifica o cancellazione dei dati personali e consente di fornire prove dell'esecuzione di tali azioni a tutte le parti interessate.
06
6 Formazione del personale
Formate i dipendenti su come proteggere i dati personali e rispettare le regole della FADP.
I dipendenti devono comprendere come gestire correttamente i dati personali dei clienti e come agire in caso di problemi o incidenti.
I dipendenti devono comprendere come gestire correttamente i dati personali dei clienti e come agire in caso di problemi o incidenti.
Settimo passo
Ottavo passo
07
7. Il lancio di un sistema CRM svizzero
Il lancio di un sistema CRM svizzero può aiutare un'azienda a rispettare i requisiti della FADP, centralizzando e sistematizzando i dati dei clienti e garantendo trasparenza su come vengono raccolti, utilizzati e chi vi accede. La flessibilità nella gestione dei diritti di accesso permette di limitare le informazioni solo ai dipendenti che ne hanno bisogno, riducendo il rischio di accessi non autorizzati e fughe di dati. Inoltre, il CRM crea registri delle attività, utili come prova di conformità durante eventuali controlli.
Inoltre, il CRM consente di creare registri delle attività, documentando le azioni dei dipendenti sui dati, che possono fungere da prova di conformità alla normativa in caso di controlli.
Inoltre, il CRM consente di creare registri delle attività, documentando le azioni dei dipendenti sui dati, che possono fungere da prova di conformità alla normativa in caso di controlli.
Nono passo
08
8. Aggiornamento del testo della politica sulla privacy e di altra documentazione
Sviluppate e implementate una politica sulla privacy dettagliata e accordi per il trattamento dei dati personali, che descrivano chiaramente gli scopi del trattamento dei dati, i diritti degli interessati, i tempi di conservazione e i metodi di protezione dei dati.
La politica e gli accordi devono essere accessibili e comprensibili, e devono essere aggiornati regolarmente in base ai cambiamenti nei processi di trattamento dei dati. Aggiornate anche la documentazione correlata per garantirne la conformità ai requisiti attuali.
La politica e gli accordi devono essere accessibili e comprensibili, e devono essere aggiornati regolarmente in base ai cambiamenti nei processi di trattamento dei dati. Aggiornate anche la documentazione correlata per garantirne la conformità ai requisiti attuali.
09
9 Identificazione del trattamento di dati personali sensibili
Analizzate i dati trattati dalla vostra azienda per determinare se rientrano nella categoria di dati personali sensibili. Tra questi si includono informazioni sulla salute, l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose o politiche, i dati biometrici, l'appartenenza a sindacati e altri dati che potrebbero richiedere una protezione speciale.
Se si scopre che l'azienda tratta questi dati, è necessario adottare misure aggiuntive per proteggerli, al fine di garantire la conformità ai requisiti di legge, come quelli previsti dalla FADP.
Se si scopre che l'azienda tratta questi dati, è necessario adottare misure aggiuntive per proteggerli, al fine di garantire la conformità ai requisiti di legge, come quelli previsti dalla FADP.
L'attuazione dei 9 passaggi:
minimizzazione dei rischi
e miglioramento della reputazione aziendale
minimizzazione dei rischi
e miglioramento della reputazione aziendale
L'attuazione di questi 9 passaggi per conformarsi ai requisiti della FADP non solo riduce al minimo il rischio di una sanzione fino a 250.000 CHF,
ma offre all'azienda importanti vantaggi:
ma offre all'azienda importanti vantaggi:
Riduzione del rischio di sanzioni e misure legali
Seguendo sistematicamente tutti i requisiti della FADP, l'azienda riduce la probabilità di violazioni della normativa sulla protezione dei dati. Questo aiuta a evitare grandi sanzioni e misure da parte delle autorità di regolamentazione, che potrebbero danneggiare significativamente la reputazione e la situazione finanziaria dell'azienda.
Maggiore fiducia da parte di clienti e dipendenti
I clienti e i dipendenti apprezzano le aziende che prendono sul serio la protezione dei loro dati. La presenza di procedure chiare per il trattamento dei dati, una politica di privacy trasparente e la capacità di rispondere rapidamente alle richieste di cancellazione o modifica dei dati dimostrano attenzione ai diritti delle persone. Questo aumenta la fiducia e la lealtà dei clienti e crea un ambiente di lavoro più positivo per i dipendenti.
Reputazione di partner affidabile
Un'azienda che rispetta elevati standard di protezione dei dati viene percepita sul mercato come un partner affidabile, soprattutto nei settori con requisiti di privacy elevati.
Facilità di attrarre grandi clienti
Molte aziende internazionali e svizzere richiedono ai loro partner di conformarsi agli standard di protezione dei dati. Conformarsi alla FADP consente di concludere più rapidamente contratti con tali clienti e ampliare la base di partner.
Miglioramento dei processi interni
L'implementazione di procedure e sistemi strutturati, come ROPA e Data Privacy System, aumenta l'efficienza del lavoro interno. Ciò porta a una riduzione dei costi in termini di tempo e risorse per il trattamento dei dati e la gestione degli incidenti, rendendo l'azienda più flessibile e pronta ai cambiamenti normativi.
Preparazione ai cambiamenti normativi
L'aggiornamento regolare della politica sulla privacy e dei processi di trattamento dei dati consente all'azienda di adattarsi facilmente ai cambiamenti normativi. Questo garantisce flessibilità nella gestione dei dati e permette all'azienda di essere pronta per eventuali nuovi requisiti e standard che potrebbero essere introdotti in futuro.
Per l'attuazione efficace di ciascuno dei 9 passaggi per la conformità ai requisiti della FADP è necessario il lavoro coordinato di un team composto da vari specialisti: sviluppatori IT, analisti aziendali, avvocati e esperti di sicurezza IT.
Ognuno di questi esperti contribuisce in diverse fasi dell'implementazione dei processi e delle tecnologie, garantendo un approccio completo e affidabile alla protezione dei dati personali dei clienti e dei dipendenti dell'azienda.
Ognuno di questi esperti contribuisce in diverse fasi dell'implementazione dei processi e delle tecnologie, garantendo un approccio completo e affidabile alla protezione dei dati personali dei clienti e dei dipendenti dell'azienda.
9 Passaggi per garantire la conformità alla FADP
Ecco i 9 passi fondamentali per garantire la conformità alla FADP e proteggere i dati personali all'interno della vostra azienda
- 1Controllo dei processi aziendaliAnalizzate i processi aziendali per capire come vengono raccolti, utilizzati e conservati i dati personali. Identificate i sistemi IT e i fornitori esterni coinvolti nel trattamento dei dati e create una mappa del ciclo di vita dei dati all'interno dell'azienda.
- 2Avvio del Registro delle attività di trattamento dei dati (ROPA)Compilate il registro delle attività di trattamento (ROPA), che descrive quali dati personali vengono trattati, per quale scopo e su quale base legale. Aggiornate regolarmente il registro e conservatelo in modo sicuro per dimostrarne la conformità durante le verifiche.
- 3Rafforzamento delle misure di sicurezza per la conservazione dei dati personaliImplementate tecnologie come la crittografia dei dati, la gestione degli accessi e i backup regolari per proteggere i dati personali. Create un piano di risposta agli incidenti per gestire eventuali fughe di dati e minimizzare i rischi.
- 4Nomina del Responsabile della Protezione dei Dati
(Data Protection Officer, DPO)Nominare un DPO, sia interno che esterno, aiuta a monitorare la conformità alla FADP e a gestire le questioni legate alla protezione dei dati. La presenza di un DPO rafforza la fiducia dei clienti e facilita i rapporti con le autorità di regolamentazione. - 5Protezione reale dei diritti dei clienti e dei dipendenti sulla gestione dei propri dati personaliImplementate un sistema IT per automatizzare la gestione delle richieste di modifica o cancellazione dei dati personali. Questo assicura che i diritti dei soggetti siano rispettati e consente di fornire prove di conformità durante le ispezioni.
- 6Formazione del personaleEducate i dipendenti sui principi di protezione dei dati personali e sulle loro responsabilità secondo la FADP. Fornite sessioni di formazione periodiche per garantire che il personale sappia come riconoscere e gestire eventuali problemi di sicurezza.
- 7Il lancio di un sistema CRM svizzeroUn CRM svizzero consente di centralizzare e organizzare i dati dei clienti, migliorando la trasparenza su come vengono trattati. Questo sistema facilita la gestione degli accessi e riduce il rischio di accessi non autorizzati ai dati personali.
- 8Aggiornamento del testo della politica sulla privacy e di altra documentazioneSviluppate e aggiornate regolarmente la politica sulla privacy, descrivendo in modo chiaro gli scopi del trattamento dei dati e i diritti degli interessati. Assicuratevi che i documenti siano facilmente accessibili e adeguati alle modifiche normative.
- 9Identificazione del trattamento di dati personali sensibiliAnalizzate i dati trattati per determinare se contengono informazioni sensibili, come dati sanitari o convinzioni religiose. Adottate misure di protezione aggiuntive per garantire che questi dati siano trattati in conformità con la FADP.
Come possiamo aiutarvi?
Per offrirvi un percorso rapido e sicuro verso la conformità, abbiamo sviluppato tre pacchetti di servizi appositamente pensati per le vostre esigenze
Audit di conformità ai requisiti della FADP
Controllo dei processi aziendali
Aggiornamento del testo della politica sulla privacy e di altra documentazione
Identificazione del trattamento di dati personali sensibili
Il cliente riceve una Data Privacy Roadmap completa sullo stato del trattamento dei dati personali, inclusi i rischi individuati e le raccomandazioni per risolverli
Aggiornamento del testo della politica sulla privacy e di altra documentazione
Identificazione del trattamento di dati personali sensibili
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Consulenza gratuita
DATA PROTECTION OFFICER OUTSOURCING
Questo servizio consente di affidare le funzioni del DPO a uno specialista esterno, rispettando i requisiti della FADP senza dover assumere un dipendente interno
Il DPO esterno monitora la conformità normativa, fornisce consulenza sul trattamento dei dati, interagisce con le autorità di regolamentazione e aiuta a gestire i rischi legati ai dati personali
Il DPO esterno monitora la conformità normativa, fornisce consulenza sul trattamento dei dati, interagisce con le autorità di regolamentazione e aiuta a gestire i rischi legati ai dati personali
Consulenza gratuita
Implementazione della Data Privacy Roadmap
Il servizio di implementazione della Data Privacy Roadmap include tutti i 9 passaggi necessari per la conformità ai requisiti della FADP
Ogni fase è adattata alle esigenze dell'azienda, assicurando trasparenza, sicurezza e conformità alla normativa, consentendo di superare qualsiasi verifica ed evitare sanzioni fino a 250.000 CHF
Ogni fase è adattata alle esigenze dell'azienda, assicurando trasparenza, sicurezza e conformità alla normativa, consentendo di superare qualsiasi verifica ed evitare sanzioni fino a 250.000 CHF
Consulenza gratuita
Sì, anche con solo un sito web e un'email raccogliete e trattate dati personali, come i dati di contatto dei clienti, il che richiede il rispetto dei requisiti della FADP.
La probabilità di un controllo dipende dal settore in cui opera la vostra azienda e dalla quantità di dati personali trattati. In caso di violazioni dei dati o di reclami da parte di clienti o dipendenti, la probabilità di un controllo aumenta notevolmente.
La procedura di verifica ai sensi della FADP può iniziare a seguito di un reclamo da parte di clienti, dipendenti o altre parti interessate. Durante la verifica, possono essere richiesti l'accesso al ROPA, ai documenti e ai sistemi IT che dimostrano la conformità ai requisiti della FADP. In caso di violazioni, può essere imposta una sanzione fino a 250.000 CHF ai responsabili, che può essere impugnata in tribunale per una revisione della sua legittimità o dell'importo.
Gli importi delle sanzioni previste dalla FADP possono arrivare fino a 250.000CHF. Le sanzioni vengono applicate principalmente a persone fisiche, come dirigenti o responsabili del trattamento dei dati (ad esempio, il Data Protection Officer, DPO). Questa sanzione massima si applica in caso di gravi violazioni, come:
- Violazione dei diritti degli interessati (ad esempio, rifiuto di fornire l'accesso ai dati, ignorare le richieste di cancellazione o rettifica dei dati).
- Mancato rispetto dei requisiti di sicurezza dei dati (ad esempio, assenza di misure adeguate per proteggere i dati dalle perdite).
Un avvocato può aiutare con gli aspetti legali della protezione dei dati, ma per una piena conformità alla FADP è necessario un team di specialisti IT, di sicurezza e di analisi aziendale per implementare tutte le misure richieste dalla legge.
I vostri specialisti IT possono gestire la parte tecnica, ma l'implementazione completa richiede competenze specifiche nella protezione dei dati personali, negli aspetti legali e nella specificità della FADP, che solo esperti in questo campo possono fornire.
VI ASPETIAMO!
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